Fungsi Administrasi: Teknis, Interpersonal hingga Manajerial

SuaraJogja.id - Apa yang kalian bayangkan ketika berbicara tentang administrasi? Istilah administrasi ini sering didengar dengan bidang yang berurusan dengan catat mencatat, pembukuan, pembuatan agenda, dan lain sebagainya. Tapi apa fungsi administrasi?

Administrasi merupakan ilmu yang diterapkan pada suatu organisasi baik pemerintah maupun perusahaan. Namun apa fungsi dari administrasi ini sendiri? Sebelum mengetahui apa fungsi dari administrasi, berikut adalah pengertian administrasi menurut ahli.

Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi oleh Siswandi (2017:1) dalam buku Administrasi Logistik & Gudang, administrasi berasal dari kata Yunani "Ad" dan "ministrate" yang berarti pengabdian atau pelayanan.

Di mana hal-hal atau kegiatannya dilakukan dalam sebuah kelompok dan bukan secara individual. Kebutuhan yang menimbulkan tujuan bersama dengan melibatkan kerjasama seluruh anggota tim guna mendapatkan tujuan yang diharapkan. Sehingga diperlukan perencanaan yang sistematis.

Fungsi Administrasi

Kegiatan administrasi sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan, terdapat lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu :

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin merupakan kegiatan mencakup persiapan dan pengadaan yang biasanya dilakukan oleh staff administrasi itu sendiri, yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

Baca Juga: Warga Kabupaten Tasikmalaya Tak Bisa Buat KTP dan KK Gara-gara Ini

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis merupakan sebuah kegiatan yang melibatkan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran seperti menggunakan sebuah program, aplikasi komputer tertentu yang biasanya dilakukan dalam departemen administrasi yang terhubung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis yaitu menuntut untuk dapat berpikir kritis dan kreatif, serta diiringi dengan kemampuan dalam mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan serta membuat keputusan pembelian. Fungsi analisis biasanya dilakukan oleh seorang manajer.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal, secara jelas membutuhkan suatu kegiatan berupa penilaian dan analisis sebagai dasar pengambil keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain.

Contohnya seperti mengkoordinasikan tim proyek, hal ini biasanya dilakukan oleh seorang staf administrasi sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial berupa perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.

Selain kelima fungsi administrasi di atas, terdapat empat fungsi administrasi yang dirangkum dari para ahli seperti,

1. Fungsi Perencanaan

Fungsi administrasi yang pertama adalah dibutuhkan pengumpulan dan pengolahan data kemudian menyusun perencanaan.

2. Fungsi Pengorganisasian

Fungsi ini adalah kegiatan menyusun serta membentuk hubungan kerja antara satu pihak dengan pihak lain hingga terwujud kesatuan.

3. Fungsi Reporting

Fungsi ini merupakan kegiatan yang dilakukan meliputi melaporkan perkembangan dan hasil dari kegiatan keterangan-keterangan, baik dalam lisan atau tulisan.

Dengan fungsi ini pihak yang menerima laporan kegiatan bisa mengetahui dan mendapatkan gambaran informasi atas pelaksanaan tugas yang sudah dikerjakan.

4. Fungsi Budgeting

Fungsi budgeting untuk mengelola atau mengatur segala perencanaan tentang anggaran atau keuangan yang digunakan.

Sehingga dapat disimpulkan dalam mewujudkan tujuan bersama, fungsi administrasi perlu direncanakan secara sistematis sehingga memudahkan para anggota dalam proses mencapai tujuan organisasi.

Kontributor : Kiki Oktaliani