Depo Arsip Sleman Penuh Sesak: Ratusan Ribu Berkas Siap Dilenyapkan

SuaraJogja.id - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman akan melakukan pemusnahan arsip dalam jumlah besar pada Selasa (29/10/2025) mendatang.

Total sebanyak 262.127 berkas dari 38 perangkat daerah dan 10 kalurahan akan dimusnahkan.

Hal ini menyusul ratusan berkas itu yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai kesejarahan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sleman, Shavitri Nurmala Dewi, menuturkan bahwa langkah tersebut diambil untuk mengefisienkan ruang penyimpanan arsip yang kini sudah mencapai batas kapasitas.

"Kegiatan penyusutan arsip dilakukan mengingat arsip di OPD Sleman sudah mencapai batas limit tertentu yang harus atau sudah dapat dimusnahkan," kata Shavitri, dikutip, Senin (20/10/2025).

Diungkapkan Shavitri, saat ini Sleman hanya memiliki dua depo penyimpanan arsip, yakni di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan di bawah gedung Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD).

"Memang ada arsip yang boleh dimusnahkan setelah mencapai masa penyimpanan yang telah diatur oleh perundang-undangan," ucapnya.

Ia menambahkan, arsip yang akan dimusnahkan adalah dokumen yang tidak memiliki nilai kesejarahan dan sudah melewati masa retensi.

Pemusnahan ini didasarkan pada berbagai regulasi, antara lain UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Penyusutan Arsip dan aturan turunan lain.

Baca Juga: Cerdas di Era Digital, Suara.com Gandeng Bank Jago Latih Guru Tangkal Hoaks dan Pintar Finansial

"Hal ini perlu kami lakukan untuk mewujudkan prinsip efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan kearsipan serta mengurangi volume arsip yang sudah habis retensinya," ujar dia.

Dari hasil pendataan, arsip yang akan dimusnahkan disimpan dalam 3.658 boks dan 150 karung, dengan total volume setara empat truk besar.

"Jadi kami perkirakan ada sekitar 4 truk besar yang akan mengangkut arsip-arsip itu ke pihak ketiga di Magelang dan akan dilebur melalui proses kimiawi," ungkapnya.

Arsip-arsip tersebut akan dikirim ke pihak ketiga, yakni UD Samak Jaya Karton di Bojong, Mungkid, Magelang, yang memiliki sertifikasi resmi dan mesin pemusnahan berskala masif.

Ia menegaskan, pelaksanaan pemusnahan arsip ini juga disaksikan oleh perwakilan dari pencipta atau pemilik arsip masing-masing instansi.

Guna menjamin transparansi dan keamanan seluruh proses.