SuaraJogja.id - Di balik kesuksesan suatu organisasi perlu diimbangi dengan penerapan fungsi manajemen yang baik. Manajemen dapat dikatakan sebagai seni dalam mengatur dan mengkoordinasi suatu organisasi dari penyusunan perencanaan hingga evaluasi.
Fungsi manajemen merupakan elemen dasar yang digunakan dalam proses manajemen organisasi dan digunakan untuk melaksanakan fungsi organisasi.
Terdapat lima fungsi manajemen dalam pengelolaan organisasi dan perlu dijalankan dengan baik. Yuk simak kelima fungsi manajemen tersebut:
1. Perencanaan (Planning)
Baca Juga:265 Desa di Kabupaten Lebak Gelar Pilkades Serentak Hari Ini
George Steiner dalam buku Dasar Ilmu Manajemen (2021) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan sebuah proses dalam tujuan, Batasan strategi, kebijakan dan rencana untuk mencapai keberhasilan.
Dalam melaksanakannya, terdapat beberapa tujuan perencanaan yang digagas oleh Alberth Silalahi, antara lain untuk mengantifikasi dan merekam sebuah perubahan, memberi arahan kepada administrator maupun non-administrator, meminimalisir adanya tumpeng-tindih dan pemborosan dalam pelaksanaan aktivitas, dan menetapkan tujuan, standar untuk memudahkan pengawasan.
Perencanaan memiliki empat tahap dasar perencanaan, yakni
- Tahap pertama, menerapkan tujuan. Diawali dengan keputusan mengenai kebutuhan organisasi. Apabila taka da tujuan yang jelas, organisasi tidak dapat menggunakan sumber daya secara efektif
- Tahap kedua, merumuskan kondisi terkini. Mengetahui posisi organisasi saat ini merupakan hal yang penting untuk mencapai tujuan, karena hal tersebut berhubungan dengan rencana yang akan datang
- Tahap ketiga, mengidentifikasi kemudahan dan hambatan. Hal tersebut perlu dilakukkan untuk mencapai tujuan. Maka dari itu, diperlukan untuk mengetahui faktor lingkungan eksternal dan internal yang dapat mencapai tujuan
- Tahap keempat, mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan. Dalam hal ini, memuat berbagai alternatif kegiatan untuk tercapainya sebuah tujuan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan sebuah proses dalam mengatur orang dan sumber daya yang ada di dalam organisasi. Manfaat kegiatan pengorganisasian, yaitu menciptakan dan memeliharan hubungan antara sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya yang digunakan pada waktu tertentu, membantu manajer dalam mengurangi kelemahan, seperti biaya yang tinggi, meningkatkan keterampilan manajerial agar memenuhi kebutuhan sistem manajemen yang berjalan, dan menciptakan iklom organisasi supaya lebih terkoordinir.
Baca Juga:Untuk Mudahkan Fungsi Pengawasan Kerja, Indonesia Kembangkan Sistem Monitoring K3
Pengorganisasian juga memiliki beberapa tahapan, antara lain
- Menetapkan tujuan pengorganisasian
- Menetapkan tugas pokok anggota organisasi
- Membagi tugas pokok menjadi lebih rinci
- Mengalokasikan sumber daya yang tersedia
- Memberikan arahan untuk melaksanakan tugas
- Mengevaluasi hasil dari strategi pengorganisasian
3. Staffing
Fungsi staffing juga dikatakan sebagai fungsi pengisian jabatan yang digunakan untuk menempatkan karyawan secara efektif pada jabatan yang kosong dalam organisasi.
Dengan tujuan untuk menempatkan sumber daya organisasi sesuai dengan bidangnya. David Evans menyebutkan bahwa ciri-ciri staffing yang baik, yakni memiliki tugas, jabatan, wewenang dan tanggung jawab, deskripsi tugas yang jelas, serta adanya hubungan antar unit kerja dan tugas dengan jelas.
Karena adanya beberapa divisi dalam suatu organisasi, sehingga diperlukan fungsi pengisian jabatan. Fungsi staffing terdiri dari:
- Perencanaan sumber daya manusia yang tersedia
- Merekrut tenaga kerja jika ada kekosongan divisi tertentu
- Menyeleksi calon tenaga kerja yang mendaftar
- Mengenalkan organisasi dan melaksanakan orientasi
- Pelaksanaan kerja
- Mengevaluasi kinerja
4. Pengarahan/koordinasi (Coordinating)
Dalam ilmu manajemen, koordinasi merupakan akrivitas yang dikerjakan guna mengintegrasikan tujuan dan rencana yang telah ditetapkan. George R. Terry dalam buku Dasar Ilmu Manajemen (2021) menjelaskan bahwa proses koordinasi perlu memenuhi syarat, antara lain memiliki kesadaran untuk bekerjasama, memiliki semangat untuk melakukan kompetisi yang sehat di setiap divisi agar melakukan yang terbaik, memiliki sikap saling menghargai, serta memiliki rasa setia kawan agar saling membantu satu sama lain.
Hal tersebut dilakukan untuk menjaga nilai yang dibangun dalam organisasi, mencegah adanya konflik, dan menjaga sikap untuk saling peduli dan tanggap.
5. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan diartikan sebagai proses di mana pimpinan mengetahui apa yang telah dikerjakan oleh karyawannya sesuai dengan perintah, tujuan, target, atau kebijakan yang telah ditentukan. Terdapat beberapa tahapan dalam fungsi pengawasan, yakni
- Menetapkan standar pelaksanaan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk penilaian hasil
- Menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan yang disertai dengan cara pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Menentukan pelaksanaan kegiatan setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan
- Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan Analisa penyimpangan
- Mengambil Tindakan bila diperlukan.
Kontributor : Vincentia Ivena Kasatyo
